Warum XML-Workflows für Verlage unverzichtbar sind
1. Einleitung
Die Umstellung auf XML-Workflows ist für viele Verlage ein großer, häufig auch emotionaler Schritt. Der Wechsel auf moderne Satzherstellung kann jedoch eine Vielzahl von Vorteilen für Verlage bieten und ist für die Zukunft unverzichtbar. XML-Workflows ermöglichen eine Automatisierung der Satzproduktion zu großen Teilen. Dies bedeutet, dass die gesamte Produktion eines Buches in einem Prozess ablaufen kann, der nur noch wenig manuelle Arbeit in Anspruch nimmt. Von der Strukturierung des Manuskripts bis hin zur Erstellung der Druckdaten. Dieser Prozess ist sowohl kostengünstiger als auch effizienter als herkömmlicher Satz und ermöglicht es den Hersteller:innen, sich auf die Kernaufgaben ihres Metiers zu konzentrieren: die Planung und Organisation der Verlagsherstellung– und natürlich den Kontakt mit den Autor:innen. Herausforderungen wie barrierefreie Herstellung und Innovation digitaler Produkte sind ohne diese Technologie kaum sinnvoll darzustellen.
Im Folgenden wird kurz beschrieben, was es mit XML auf sich hat, wie ein XML-Workflow grob aufgebaut ist, und herausgearbeitet, wieso diese Herstellungsverfahren so unverzichtbar sind.
2. Was bedeutet XML und wieso ist es so wichtig?
XML (Extensible Markup Language) ist ein offenes Datenformat, das von vielen Anwendungen und Webdiensten unterstützt wird. Das weitreichend bekannte HTML-Format, auf dem die allermeisten Websites basieren, ist grundsätzlich auch eine „Markup Language“, weswegen die „Hypertext Markup Language“ auch eine Art von XML darstellt.
„Markup Language“ bedeutet, dass die Inhalte im Dokument semantisch markiert vorliegen und somit für viele Zwecke maschinell verarbeitbar sind. Eine Software kann also verschiedene Elemente im Text (Überschriften, Absätze etc.) voneinander unterscheiden und je nach „Markierung“ auch anders verarbeiten. Das gilt beispielsweise für Absatzformate, aber auch für Metadaten, die zusätzliche Informationen über Autor:innen, den Verlag oder alles Mögliche liefern können.
Die Markierungen, durch die den Daten Struktur verliehen wird und wodurch sie eine weitere Bedeutung bekommen, sind Grundlage für vielerlei Verarbeitungsschritte in Satzsystemen, Datenbanken oder andersartiger Software. Ohne strukturierte Daten ist die Datenverarbeitung stark eingeschränkt.
Was ist normaler Text, welcher beschreibt die Abbildungen? Auch Alternativtexte, die Bilder für Menschen mit Sehbehinderung in Worte fassen, können als solche markiert und beim Buchsatz korrekt verarbeitet werden.
3. Was ist ein XML-Workflow?
Ein XML-Workflow ist eine Folge von Arbeitsschritten, in der auf Basis von XML-Daten medienneutral Druckdaten gesetzt, aber auch verschiedene digitale Medien wie ePDF-E-Books, EPUB-E-Books oder andere Formate erstellt werden.
Inder Regel liegen zu Beginn des Workflows nur Manuskriptdaten als Word-Dateien vor. Diese Daten müssen (wie oben bereits angesprochen) strukturiert und dann zu XML konvertiert werden. Die Strukturierung erfolgt meistens in einer Word-Vorlage mithilfe von Absatzformaten von Hand, die Konvertierung dann mit einer automatischen Konverter-Software. Bei 3w+p sind sowohl die Datenstrukturierung als auch die Konvertierung zu großen Teilen bereits automatisiert worden.
Die fertigen XML-Daten können beispielsweise verwendet werden, um mit hohem Automationsgrad verschiedenste Publikationstypen für Verlage herzustellen. Gerade für den Mengensatz ist der Einsatz von Satzautomationssoftware das Mittel der Wahl. Auch Formelsatz ist für moderne Satzsysteme kein Problem. Belletristikbücher, Fachbücher, Fachzeitschriften und Loseblattwerke unterliegen von der Gestaltung her sehr stark gewissen Regeln, die sich sehr gut programmieren lassen.
Die „Intelligenz“ moderner, ausgereifter Satzautomationssoftware ist auf einem Level angekommen, dass zukünftig die Satzherstellung nur noch ein Tastendruck sein wird.
4. Was bedeuten XML-first und XML-last?
Im Kontext von XML-Workflows fallen immer wieder Begriffe wie „XML-first“ oder „XML-last“. Bei XML-last werden die Daten erst am Ende der Satzherstellung ins XML-Datenformat konvertiert. Es wird also nicht XML-basiert, sondern beispielsweise herkömmlich in Adobe InDesign hergestellt und XML nur als Speicher- und Transferformat verwendet, um zum Beispiel Datenbanken damit zu bespielen oder EPUBs zu erstellen.
Die hier besprochenen XML-Workflows sind XML-first. Das bedeutet, dass vor der Satzherstellung ins XML-Datenformat konvertiert wird. Die XML-Daten sind dann Grundlage für die medienneutrale Herstellung aller Printprodukte und für digitale Medien bis auf wenige Sonderfälle. Also das, was man auch Single-Source-Publishing nennt. Die „Single Source“ sind die sauberstrukturierten XML-Daten.
5. Wieso sind XML-Workflows unverzichtbar für Verlage?
XML-basierte Workflows sind die Grundlage für so ziemlich alle wichtigen Herausforderungen, denen sich Verlage in den nächsten Jahren stellen müssen. Zum Beispiel für barrierefreie Buchherstellung. Um den Anforderungen genügen zu können, müssen neben den regulären Eingangsdaten auch Alternativtexte, die Bilder für blinde Menschen beschreiben, mit im Satzsystem verarbeitet werden. Ohne eine einheitliche, strukturierte Datenbasis wird der Buchsatz zur Qual.
Auch für die Herstellung der Vielzahl von unterschiedlichen digitalen und analogen Verlagsprodukten, die bereits jetzt relevant sind, ist eine weitestgehend automatisierte und ausgereifte Satzherstellung vonnöten. Bereits jetzt sind barrierefreie ePDF, Print-PDF, EPUB E-Books sowie Datenbankformate für z. B. Apps und Websites wichtig. Welche Formate wird die Zukunft bringen? Die meisten Output-Formate „zum Lesen“ können aus strukturierten, korrigierten, sauberen XML-Daten hergestellt werden. Die Basis für künftige Innovationen.
Gut ausgebildete Hersteller:innen, die Technik-Know-how und ein gutes Verständnis für Satzherstellung mitbringen, sind teilweise schwer zu rekrutieren. Gerade wenn die Verlagsherstellung noch im Hause läuft, bleiben wenig intellektuell fordernde Aufgaben, wie Datenstrukturierung oder mühseliger manueller Satz, in der Herstellungsabteilung oder im Lektorat hängen. Die wertvolle Zeit der Fachkräfte könnte besser für den Kontakt mit der Autorenschaft oder das „Große Ganze“ statt für Klein-Klein genutzt werden. XML-Workflows mit ausgereifter Satzautomation reduzieren den Arbeitsaufwand in allen Phasen der Satzherstellung. Autor-Korrekturen direkt in Microsoft Word, die gleich wieder im Satzsystem zum nächsten Umbruch verarbeitet werden, sparen sehr viel Doppelarbeit. Auch die Erstellung von Layouts kann in einem Online-Konfigurator einfach umgesetzt und direkt an das Satzsystem übertragen werden.
Über Kosten muss auch gesprochen werden. Bei hochgradig automatisierten XML-Workflows müssen weitere Satz-Schleifen nicht extra kosten. Der Automat hat die Daten bereits vorliegen – sie müssen nur neu gerechnet werden. Und durch die gesunkene Arbeitszeit bei weniger manueller Arbeit können insgesamt deutlich günstigere Seitenpreise dargestellt werden. Die Gesamtkosten je Titelreduzieren sich häufig um 50 bis 80 Prozent. Das hängt von der Ausgangssituation ab.
XML-Workflows sind aus den genannten Gründen unverzichtbar für alle Verlage, die ihr Geschäft erfolgreich weiterentwickeln und auf die Zukunft ausrichten wollen.
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